Notionのテーブルとは
Notionは、メモやタスク管理、ドキュメント管理、データベースなど、仕事に必要なさまざまなツールを1つにまとめた「オールインワンワークスペース」として知られています。
Notionでは様々な情報を整理するために、データーベースのテーブルビューと、シンプルテーブルという2種類のテーブルを使用することができます。
この記事では、Notionをさらに活用したい方のために、2種類のテーブルの使い方や機能、使い分けなどについて、分かりやすい図入りで解説していきます。
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Notionのテーブルビュー
ここでは、Notionのデータベースのテーブルビューについて解説し、そのテーブルの構成要素や、テーブルビューでデータベースを作成する方法を解説します。
テーブルビューとは
Notionには、様々なデータを格納して整理できる便利なデータベース機能があります。Notionのテーブルビューは、このデータベースの基本的な表示形式です。
Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートのような表計算ソフトの表組みに似ていますが、このようなテーブルとは違い、1行1行を1つのページとして開き、自在にコンテンツを追加することができるのが大きな特徴です。
Notionのデータベースとは？作り方・プロパティやビューについて解説！
テーブルビューの構成
Notionデータベースのテーブルビューの構成要素を確認してみましょう。 以下の図にあるテーブルの各要素を1つずつ解説していきます。
【図】Notionのテーブル画面の要素
1.タイトル データベースのタイトルを入力することができます。何も入れない場合は「無題」となりますので、わかりやすいタイトルを付けるようにしましょう。
2.ビュー テーブルの表示形式であるビューを選択したり、追加したりできます。Notionデータベースは、テーブル以外にも、ボード、タイムライン、カレンダー、リスト、ギャラリーという様々な表示形式でデータを閲覧することができます。
3.プロパティ プロパティは、データが1つ1つ持つ項目です。例えばタスクの担当者やタスクの締切日、関連URLなど、様々な種類の情報を付与することができます。
4.フィルター 絞り込み条件を設定して、特定のプロパティを持つデータのみを表示させるフィルター機能が使用できます。例えば、特定の担当者が割り当てられているデータだけを表示するときに便利です。条件を複数設定することもできます。
5.並べ替え データを指定したプロパティの値の昇順・降順で並べ替えることができます。複数の並べ替え条件を指定して、より細かく並べ替えることも可能です。
6.検索 指定したキーワードを含むデータを検索することができます。データの個数が多くなってきたら、希望するキーワードを含むデータを検索して必要な情報を抽出しましょう。
7.新規データ追加（ページ表示） データベースのテーブルビューのデータは、その1つ1つをページで開くことができます。この新規ボタンを押すと、新規ページを作成するレイアウトでデータを追加することができます。
8.新規データ追加（行の追加） こちらもデータの追加ですが、こちらから新規追加する場合は、テーブルビューの1番下に新しく1行が追加され、必要なプロパティをテーブル上で入力していくことができます。
9.列計算 該当の列にある値を計算することができます。予算や費用など、数値を管理するプロパティで、合計や平均、中央値などを簡単に確認することができます。
10.列（Column） テーブルにおける縦方向の1列を指します。一般的には「Column（カラム）」と呼ばれます。
各列は、データにおける特定のプロパティの値が並んでいます。特に、テーブル作成時に1番左側にある「Aa」と表示された「名前」列は、テーブルになければならない列として存在します。
11.行（Row） テーブルにおける横方向の1行を指します。この1行ずつが、データ1つ1つに当たります。一般的には「Row（ロウ）」と呼ばれます。
列と行が交わる部分が、Excelなどにおける「セル」を表します。なお、Notionテーブルではセルを結合することはできません。
テーブルビューのデータベースを作成する
それでは、実際にテーブルビューのデータベースを作成してみましょう。 いくつかの作成方法がありますが、ここではそのうち2つの方法をご紹介します。
【図】新規ページからテーブルを選択
1つ目は、新規Notionページを作成し、データベースのテーブルビューを設置する方法です。 上図の通り、画面左側のメニューから「新規ページ」を選択し、さらに「テーブル」、「新規データベース」をクリックすると、新規ページが作成され、テーブルが表示されます。
【図】既存ページにテーブルビューのデータベースを作成する
次に、既存のNotionページにテーブルビューのデータベースを追加する方法です。 上図の通り、既存のNotionページを開き、本文テキスト入力位置に、「/tableview」と入力します。すると下部にデータベースの追加メニューが出てきますので、「テーブルビュー」を選択します。
すると、ページ内にデータベースがテーブルビューで追加されます。
データをページで表示する
Notionのデータベースは、様々なデータを持つNotionページの集合体です。そのため、1つ1つをNotionページとして開くことができます。方法は、下図をご覧ください。
【図】行にカーソルを当てて「開く」ボタンをクリック
「名前」列のいずれかのデータの上にマウスカーソルを当てると、表示される「開く」項目をクリックしてください。すると、画面の右側からサイドピーク表示で、選択したデータが持つページが表示されます。
内容を見てみると、テーブルビューで設定しているプロパティを持っているのが分かります。また、このページ上でさらにプロパティを追加したり、コメントを記載したりするなど、他のNotionページと同様に編集し、様々な情報を持たせることができます。
Notionのテーブルの基本操作
次に、Notionテーブルのプロパティの追加や編集、列・行の並べ替え、データの絞り込みなど、基本的な操作方法を説明します。
プロパティの追加
Notionテーブルでは、各列がデータのアイテムであるプロパティを表しています。プロパティには、テキスト・数値・セレクト・日付・URLなど様々な種類があり、必要なものを追加することができます。
【図】プロパティを追加する
プロパティを追加するには、最も右端の列の右側にある「＋」をクリックします。 すると、プロパティ名と種類を設定するウィンドウが表示され、入力することでプロパティが追加されます。
プロパティの編集
既存のプロパティは、必要に応じて編集することができます。
【図】プロパティを編集する
プロパティを編集するには、編集したいプロパティ列の見出し行をクリックします。表示されるウインドウでプロパティ名を変えたり、「プロパティを編集」をクリックすることで種類を変更したりすることができます。
このウインドウから、プロパティの値を基準にデータを並べ替えたり、フィルターで条件に合ったデータのみを表示したりすることもできます。
列・行の並べ替え
テーブルビューでは、列や行は固定されることなく簡単に移動することができます。
【図】行や列を移動する
行の移動は、データ行にカーソルを当てると表示される「⋮⋮」のアイコンをクリックして、そのまま上下にドラッグすることで移動できます。
列の移動は、列の見出し行をクリックして、そのまま左右にドラッグすることで移動できます。
条件によるデータの絞り込み
データが多くなり、必要な情報だけを表示させたい時には、フィルターによる絞り込みで、任意のプロパティの値を持つデータのみを表示することができます。
【図】フィルターで条件に合う行だけを表示する
テーブルの右上にある「フィルター」をクリックし、絞り込みたいプロパティを選択して、さらにプロパティの値を指定することで、その値を持つデータのみが表示されます。
Notionのテーブルのさらなる活用例
ここからは、テーブルをさらに活用できるグループ化や、行の計算機能、テーブルビューで作成したデータベースを他の形式で見る方法もご紹介します。
行のグループ化
テーブルの行を、プロパティを指定してグループ化することができます。
【図】行をグループ化する
テーブルの右上にある「•••」メニューをクリックし、さらに「グループ」をクリックして、グループ化するプロパティを選択します。
【図】グループごとに表示された
上図の例では、「責任者」プロパティでグループ化し、データを社員A〜Dでグループ化しました。それぞれのグループは、左端のトグルボタンで表示/非表示を切り替えることができ、特定のプロパティの値に紐づくデータをスッキリと表示できます。
列の計算機能
テーブルビューでは、の各列の値を用いて計算した結果を簡単に表示させることができます。 テーブルの各列の1番下の「計算」をクリックすると、プロパティに応じて使用可能な計算方法が表示されます。
どのプロパティでも、基本として「一意の値の数をカウント」や、「未入力をカウント」などの計算を行うことができます。
また、プロパティの種類が「数値」であれば、合計や平均、中央値などの計算ができ、「日付」であれば「最も古い日付」「最も新しい日付」を取得するなど、種類に応じた計算ができます。
【図】列の計算機能を使う
上の図は、「数値」のプロパティの「合計」と「平均」を計算した例です。
他のビュー（表示形式）で見る
テーブルビューで入力したデータは、必要に応じて、他のビュー（表示形式）で見ることができます。テーブルビューだけでは得られない角度からの情報を確認するのに便利です。
【図】他のビューを追加する
ビューを追加するには、テーブル左上の「＋」をクリックして、表示されるウィンドウの中から使用したいビューをクリックします。
【図】ボードビュー（カンバン形式）・タイムラインビューで見る
上図では、同じテーブルのデータをボードビューとタイムラインビューで表示させています。
ボードビューは、いわゆる「カンバン形式」と呼ばれる表示方式で、特にプロジェクトなどの進捗を一目で確認し、チーム全体でタスクを共有・管理するのに便利です。
タイムラインビューは、種類が「日付」であるプロパティの値を見て、時間軸に沿ってデータを並べる形式です。例のように、イベントやプロジェクトの期間などを確認するのに役立ちます。
Notionのシンプルテーブルとは
Notionのテーブルにはもう1つ、「シンプルテーブル」があります。ここでは、その概要と使い方、テーブルビューとの違い、データベースへの変換方法を解説します。
ごくシンプルな表組みを表示できる
シンプルテーブルは、データベースのテーブルビューのように、1つ1つの行が独自のNotionページを持ちません。単純な表としてページ内に追加することができ、メモや文書を見やすく整理し、効果的に要点を伝えることができます。
シンプルテーブルの使い方
ページにシンプルテーブルを追加する方法は簡単です。
【図】シンプルテーブルを作成する
ページ内の任意の場所で「/table」 と入力し、「テーブル」を選択します。すると、簡単な表が追加されます。 なお、シンプルテーブルもセルを結合することはできません。
テーブルビューとシンプルテーブルの違い
Notionページを作成していて、ごく簡単な一覧表を表示させたい時があるでしょう。しかし、そこにデータベースのテーブルビューを挿入すると情報量が多くなりすぎる、という場合もあります。
そんな時には、簡易な一覧表であるシンプルテーブルが活躍するでしょう。
シンプルテーブルからデータベースへの変換
シンプルテーブルの内容が充実し、その情報をフィルターで絞り込んだり並び替えたり、データをページとして管理して個々の情報を追加したりしたくなった場合は、簡単にデータベースに変換することができます。
【図】シンプルテーブルをデータベースに変換する
シンプルテーブルからデータベースへの変換は、テーブル内でマウスをクリックすると右上に表示されるメニューから行います。
変換する前には、見出し行をデータベースに反映させるため、あらかじめ「オプション」で「列見出し」をオンにしておくことをおすすめします。
そして、「•••」をクリックし、「データベースに変換」をクリックすると、変換が実行されます。
【図】データベースに変換された
ただし、変換されたテーブルのプロパティの種類は、すべて「テキスト」になります。必要に応じて別の種類のプロパティに設定し直しましょう。
Notionのテーブルを使いこなしてデータを整理しよう
ここまで、Notionの2種類のテーブルであるデータベースのテーブルビューと、シンプルテーブルについて解説してきました。データの量や、使用したい機能に応じてどちらを使うかを選ぶことで、より効率的にデータを管理・整理することができるでしょう。
是非、この記事を参考にNotionのテーブルを使いこなしてください。
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